Uso de la información personal

Como parte de nuestras actividades de cobranza, actualización de datos, contacto a deudores de nuestros clientes, así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de nuestros clientes y en general para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por SERVIEFECTIVO, la entidad podrá requerir o realizar por cuenta de nuestros clientes tratamiento de información personal.

Finalidades del tratamiento de la información

SERVIEFECTIVO en desarrollo de sus funciones realiza principalmente el tratamiento de datos personales en calidad de encargado de sus clientes, quienes, a través de acuerdos establecidos para el efecto entre las partes, instruyen a la entidad en torno al uso que puede darle a la información en desarrollo de sus actividades, según las autorizaciones entregadas a ellos por su propios clientes sobre los cuales se realizan las gestiones encardas a la empresa.

Por otra parte, SERVIEFECTIVO puede igualmente ser el responsable del tratamiento de determinada información que es recopilada por la misma entidad, de manera autónoma, principalmente aquella relacionada con sus empleados, cuyas finalidades son expresamente autorizadas por parte de cada uno de los funcionarios que laboran para la entidad a través de sus contratos de trabajo.

La información personal recibida para el cumplimiento de las funciones por SERVIEFECTIVO de parte de sus clientes y la directamente recopilada, sólo será compartida con sus funcionarios y algunos terceros que colaboran con la entidad y los cuales, para el cumplimiento de sus funciones, deben acceder en alguna medida a la información, tales como el proveedor del servicio de mensajería en relación con la información necesaria para realizar el envío de correspondencia. En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la entidad con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia y al cumplimiento de las instrucciones emitidas por parte de los clientes de la entidad en torno a la seguridad y privacidad del tratamiento e intercambio de información.

Seguridad, filmaciones y comunicaciones

La entidad dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, podrá realizar grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos de la entidad durante diez (10) días, tiempo que se tiene como rotación para estas grabaciones, para posteriormente ser borradas o destruidas.

Igualmente la entidad hará uso de las tecnologías de la información, principalmente comunicación telefónica, envío de correos electrónicos y mensajes de texto para la comunicación con las personas sobre las cuales realiza la labor de cobranza, siempre bajo el entendido de que para la realización de la misma los clientes (responsables de la información) que entregan los datos para su gestión cuentan con las autorizaciones pertinentes, cuando sea del caso por ser requeridas legalmente.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular y si incluye cualquier tipo de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de referencias, quien la aporta tendrá que asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que la entidad no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque si se reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.

Tratamiento

La entidad podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países.

Datos de menores

La entidad no realiza el tratamiento de datos de menores de edad, excepto en el caso en que sea requerido por alguno de sus clientes con el fin de adelantar gestiones de cobranza y en tal caso, SERVIEFECTIVO entiende que el solicitante de la labor cuenta con todas las autorizaciones para su desarrollo y que en particular se han respetado y brindado todas las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información. En ese sentido SERVIEFECTIVO se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de la entidad puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Adicionalmente, se exceptúa de la regla de no tratamiento de datos de menores el caso en que se le solicite documentos de hijos menores a funcionarios de la entidad con el fin de adelantar afiliaciones a EPS y a Fondos de Pensiones en razón del contrato laboral firmado entre las partes.

Datos sensibles

La entidad no realiza tratamiento de datos sensibles de ninguna persona, a menos que esto sea necesario para el normal desarrollo de sus labores, especialmente al tratarse de sus funcionarios, caso en el cual cuenta con las autorizaciones adecuadas para su manejo y, en tal caso, la utilización de la información sólo se hace en la medida en que resulte indispensable y con exclusión hecha de cualquier tipo de dato correspondiente a creencias religiosas, ideología política, sexualidad o condiciones de desplazamiento o calamidad.

En caso de requerirse el tratamiento de algún tipo de dato considerado sensible por alguno de los clientes de la entidad, se hará el manejo de la información bajo el entendido que los titulares han otorgado su expresa y especial autorización para el efecto al solicitante.

La entidad acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

Terceros y la información personal

Tal y como se establece como parte de la normatividad que rige el tratamiento de datos personales en Colombia, la autorización por parte del titular de los datos personales se constituye en un requisito indispensable para el tratamiento de su información y es un deber primario de los responsables de la información, entendidos estos como toda “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos” según se establece en la ley 1581 de 2012, el obtener de los titulares los datos autorizaciones adecuadas a las finalidades con las que los mismos serán utilizados, de forma previa al inicio del tratamiento.

En este sentido SERVIEFECTIVO para la adecuada prestación de sus servicios de cobranza recibe bases de datos con información que son enviadas por sus clientes, los cuales, al obrar como responsables, deben contar con todas las autorizaciones para el manejo de la información y en tal sentido la recepción de los datos está precedida de acuerdos en donde: 1. Constan las obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información; 2. La obligación de utilizar la información únicamente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas al responsable de la información.

De acuerdo con lo anterior, SERVIEFECTIVO se exonera de responsabilidades por el uso que le dé a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información por parte de sus clientes. Lo anterior, bajo el entendido que la entidad en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.

Derechos de los titulares y su ejercicio

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la constitución política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución o no sean de aquellos en lo que resulta imprescindible su conservación por tratarse de datos cuya cesión es producto del inicio o manutención de una relación comercial o legal.

Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción de la información.

Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información o sus causahabientes podrán contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida al área de atención al cliente a la siguiente dirección Calle 63 No. 28a - 62, dirección de correo electrónico atencionalcliente@serviefectivo.com.co o en el siguiente número telefónico 349 3200.

Es de anotar que mientras el Titular de la información aparezca como deudor de obligaciones en la entidad o en las entidades de las cuales la información es administrada, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos.

En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por terceros u otras materias que los involucra, la entidad efectuará el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes, sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgadas ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

Veracidad y cambios en la información suministrada

La información compartida con la entidad debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga, cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad. Toda modificación en la Información suministrada a la entidad deberá ser notificada a la entidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeren a la modificación de los datos, a través del canal dispuesto para el efecto.

Modificaciones a las políticas

La entidad se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SERVIEFECTIVO S.A. cumpliendo con la normativa legal vigente de protección de datos personales, desea proteger su privacidad. En esa medida para poder compartir su información a través de internet es necesario que antes de continuar con el proceso conozca y acepte el siguiente documento: Como parte de nuestras actividades internas destinadas a mantener una apropiada comunicación con nuestros clientes y usuarios, así como a actualizar y mantener en adecuadas condiciones de seguridad su información, solicitamos la entrega de ciertos datos personales como lo son nombre e identificación, así como sus datos de contacto tales como dirección, teléfono y/o correo electrónico.

Esta información solicitada y recopilada será incorporada dentro de las bases de datos propias de la entidad con el fin de:

  1. Enviar información sobre actividades desarrolladas por la entidad;
  2. Enviar información que se considere de interés a través de diversos medios;
  3. Realizar actividades de mercadeo y ventas de productos y servicios propios de la entidad;
  4. Compartirla con terceros que colaboran con la entidad y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información.

Los terceros de los que trata el numeral cuarto anterior, estarán igualmente sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto SERVIEFECTIVO, de acuerdo con las normas legales aplicables sobre la materia en Colombia.

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la constitución política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
  • Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; - Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información o sus causahabientes podrán contactarse con SERVIEFECTIVO a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente a la siguiente dirección Calle 63 No. 28a - 62, dirección de correo electrónico atencionalcliente@serviefectivo.com.co o en el siguiente número telefónico 349 3200.

Es de anotar que la solicitud de eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las actividades normales de SERVIEFECTIVO, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.